Τι αποδεικνύει η τραπεζική συμφωνία
Η τραπεζική συμφωνία εξηγεί πώς το τραπεζικό αντίγραφο και ο αντίστοιχος λογαριασμός στα λογιστικά βιβλία καταλήγουν στο ίδιο υπόλοιπο, για την ίδια ημερομηνία. Διαχωρίζει τις κινήσεις που χρειάζονται λογιστική διόρθωση από τις πραγματικές χρονικές διαφορές. Το ζητούμενο δεν είναι απλώς μια πράσινη ένδειξη στο πρόγραμμα, αλλά ένας πίνακας που μπορεί να εξετάσει άλλος άνθρωπος και να καταλάβει κάθε εκκρεμές ποσό.
Για μια κυπριακή εταιρεία, η διαδικασία υποστηρίζει την αξιοπιστία των βιβλίων σε όλη τη διάρκεια του έτους. Ο Έφορος Εταιρειών περιγράφει την ευθύνη των διευθυντών για τα λογιστικά βιβλία και αρχεία που εξηγούν τις συναλλαγές και στηρίζουν τις οικονομικές καταστάσεις. Η μηνιαία διαδικασία που ακολουθεί αποτελεί προτεινόμενο εσωτερικό έλεγχο· δεν σημαίνει ότι κάθε ιδιωτική εταιρεία υποχρεούται να χρησιμοποιεί συγκεκριμένο έντυπο ή λογισμικό συμφωνίας.
Ο παρών οδηγός αφορά τη διερεύνηση διαφορών στα χρηματικά διαθέσιμα. Για το συνολικό χρονοδιάγραμμα εργασιών δείτε το κλείσιμο μήνα και για την ερμηνεία των αποτελεσμάτων τις διοικητικές οικονομικές καταστάσεις. Η συμφωνία ενός τραπεζικού λογαριασμού δεν αποδεικνύει από μόνη της ότι έχουν υπολογιστεί σωστά τα έσοδα, ο ΦΠΑ ή όλοι οι υπόλοιποι λογαριασμοί του ισολογισμού.
Καταγράψτε πρώτα όλους τους λογαριασμούς
Συμπεριλάβετε κάθε χρηματοοικονομικό πάροχο στον οποίο η εταιρεία διατηρεί χρήματα ή σχετική υποχρέωση. Εξετάστε τρεχούμενους και καταθετικούς λογαριασμούς, ξένα νομίσματα, εταιρικές κάρτες, ηλεκτρονικά πορτοφόλια και υπόλοιπα εκκαθάρισης πληρωμών. Ακόμη και ένας σχεδόν ανενεργός λογαριασμός χρειάζεται έλεγχο: μια τραπεζική χρέωση, ένας τόκος ή μία μεταφορά από τον ιδιοκτήτη αρκούν για να δημιουργήσουν διαφορά.
Για κάθε λογαριασμό καταγράψτε τη νομική οντότητα στην οποία ανήκει, το αναγνωριστικό του, το νόμισμα, τον κωδικό καθολικού και τον υπεύθυνο συμφωνίας. Μην αναμειγνύετε λογαριασμούς διαφορετικών εταιρειών επειδή έχουν κοινό διευθυντή. Η μεταφορά μεταξύ εταιρειών ενός ομίλου απαιτεί και αντίστοιχη λογιστική απεικόνιση της μεταξύ τους απαίτησης ή υποχρέωσης.
| Είδος λογαριασμού | Αποδεικτικά | Συνηθισμένος κίνδυνος |
|---|---|---|
| Τρεχούμενος ή καταθετικός | Πλήρες αντίγραφο και εξαγωγή καθολικού | Παραλείψεις χρεώσεων, διπλοεγγραφές ή λάθος περίοδος |
| Εταιρική πιστωτική κάρτα | Κατάσταση κάρτας, παραστατικά και εξόφληση | Δεύτερη καταχώριση του εξόδου κατά την εξόφληση |
| Πάροχος πληρωμών | Αναφορές πωλήσεων, προμηθειών, επιστροφών, δεσμεύσεων και μεταφορών | Σύγχυση καθαρών καταθέσεων με μικτές πωλήσεις |
| Λογαριασμός ξένου νομίσματος | Αντίγραφο στο αρχικό νόμισμα και στοιχεία αποτίμησης | Σύγχυση πραγματικής διαφοράς με συναλλαγματική διαφορά |
Το «διαθέσιμο υπόλοιπο» της ηλεκτρονικής τραπεζικής μπορεί να διαφέρει από το υπόλοιπο του αντιγράφου. Δεσμεύσεις καρτών, εκκρεμείς εντολές και διαθέσιμο όριο υπερανάληψης επηρεάζουν την εικόνα. Επιλέξτε το κατάλληλο υπόλοιπο βάσει της αναφοράς και εξηγήστε τι περιλαμβάνει, αντί να χρησιμοποιήσετε εκείνον τον αριθμό που τυχαίνει να συμφωνεί με τα βιβλία.
Συγκεντρώστε στοιχεία πριν από την αντιστοίχιση
Κατεβάστε το τραπεζικό αντίγραφο ολόκληρης της περιόδου και κρατήστε την προηγούμενη εγκεκριμένη συμφωνία. Ελέγξτε ότι το νέο αρχικό υπόλοιπο συμφωνεί με το προηγούμενο τελικό. Εξαγάγετε το καθολικό μέχρι την ίδια ημερομηνία, περιλαμβάνοντας εγγραφές που έγιναν αργότερα αλλά αφορούν τον μήνα που εξετάζετε.
Αν χρησιμοποιείτε αυτόματη τραπεζική σύνδεση, ελέγξτε τις ημερομηνίες κάλυψης και τα αρχικά και τελικά υπόλοιπα σε σχέση με το επίσημο αντίγραφο. Η σύνδεση μπορεί να έχει διακοπεί, να λείπει περίοδος ή να επικαλύπτεται με χειροκίνητη εισαγωγή. Πριν εισαγάγετε τις κινήσεις που λείπουν, βεβαιωθείτε ότι δεν τις καταχώρισε ήδη συνάδελφος. Διαφορετικά, η προσπάθεια κάλυψης του κενού μπορεί να δημιουργήσει διπλοεγγραφές.
Χρειάζονται επίσης τιμολόγια, αποδείξεις, καταστάσεις προμηθευτών και ειδοποιήσεις πληρωμής. Η χρέωση στην τράπεζα αποδεικνύει μετακίνηση χρημάτων, όχι αυτομάτως τον επαγγελματικό σκοπό ή το δικαίωμα ανάκτησης ΦΠΑ. Ο οδηγός για τα δικαιολογητικά επαγγελματικών εξόδων εξηγεί ποια στοιχεία συμπληρώνουν την απόδειξη πληρωμής.
Η μηνιαία διαδικασία βήμα προς βήμα
- Ορίστε το αντικείμενο. Επιλέξτε μία εταιρεία, έναν λογαριασμό, ένα νόμισμα και μία ημερομηνία αναφοράς. Μεταφέρετε τις παλιές εκκρεμότητες με την αρχική αναφορά και ημερομηνία τους.
- Ελέγξτε την αφετηρία. Αν το αρχικό υπόλοιπο άλλαξε μετά την προηγούμενη εξέταση, εντοπίστε τις αναδρομικές εγγραφές πριν εξετάσετε τον νέο μήνα.
- Αντιστοιχίστε τις απλές κινήσεις. Συγκρίνετε ποσό, ημερομηνία, αντισυμβαλλόμενο και αναφορά. Συνδέστε τις εισπράξεις με τα τιμολόγια πελατών και τις πληρωμές με τις αντίστοιχες υποχρεώσεις.
- Εξετάστε ομαδικές και τμηματικές πληρωμές. Μία κατάθεση μπορεί να εξοφλεί περισσότερα τιμολόγια και ένα τιμολόγιο μπορεί να εξοφλείται σε δόσεις. Κρατήστε τον αναλυτικό επιμερισμό.
- Καταχωρίστε τεκμηριωμένες διορθώσεις. Προσθέστε παραλειπόμενες χρεώσεις και εγκεκριμένες διορθώσεις με παραπομπή στο σχετικό έγγραφο. Ξεχωρίστε τη νέα εγγραφή από την αντιστοίχιση υφιστάμενης.
- Καταγράψτε χρονικές διαφορές. Αναφέρετε την πραγματική συναλλαγή, την αναμενόμενη εκκαθάριση και το μεταγενέστερο αποδεικτικό.
- Εξετάστε και ολοκληρώστε. Επαναϋπολογίστε τον πίνακα, αποθηκεύστε την τελική έκδοση και αναθέστε τις εκκρεμότητες σε συγκεκριμένο πρόσωπο με ημερομηνία επανελέγχου.
Ο μηνιαίος έλεγχος αποτελεί πρακτική αφετηρία για πολλές μικρές επιχειρήσεις. Μεγάλος όγκος συναλλαγών, περιορισμένη ρευστότητα ή αυξημένος κίνδυνος πληρωμών μπορεί να απαιτούν εβδομαδιαία ή καθημερινή εργασία. Η συχνότητα είναι οργανωτική απόφαση βάσει κινδύνου. Όταν η συμφωνία αναβάλλεται μέχρι το τέλος του έτους, δυσκολεύει η ανάκτηση στοιχείων και η διάκριση μιας παλιάς παράλειψης από μια φυσιολογική καθυστέρηση.
Αριθμητικό παράδειγμα: διαφορά €220
Υποθέτουμε έναν λογαριασμό σε ευρώ στο τέλος του μήνα. Το τραπεζικό αντίγραφο δείχνει €12.480 και το καθολικό €12.700. Εντοπίζονται τραπεζικά έξοδα €20 που δεν καταχωρίστηκαν και είσπραξη €200 που έχει ήδη καταχωριστεί, αλλά πιστώθηκε στην τράπεζα την επόμενη ημέρα. Θεωρούμε ότι η είσπραξη ορθώς ανήκει στη συγκεκριμένη περίοδο και ότι υπάρχει αποδεικτικό της μεταγενέστερης πίστωσης.
| Πλευρά βιβλίων | Ποσό | Πλευρά τράπεζας | Ποσό |
|---|---|---|---|
| Τελικό υπόλοιπο καθολικού | €12.700 | Τελικό υπόλοιπο αντιγράφου | €12.480 |
| Μη καταχωρισμένα έξοδα | −€20 | Είσπραξη υπό εκκαθάριση | +€200 |
| Διορθωμένο υπόλοιπο | €12.680 | Προσαρμοσμένο υπόλοιπο | €12.680 |
Τα €20 χρειάζονται εγγραφή: χρέωση του κατάλληλου λογαριασμού εξόδου και πίστωση του τραπεζικού λογαριασμού, με βάση την πραγματική φύση της χρέωσης. Τα €200 δεν χρειάζονται δεύτερη καταχώριση εφόσον έχουν ήδη απεικονιστεί σωστά. Όταν εισαχθεί η τραπεζική πίστωση, αντιστοιχίζεται με την προηγούμενη είσπραξη. Μια νέα είσπραξη θα διπλασίαζε την κίνηση ή την εξόφληση του πελάτη.
Αν η υποτιθέμενη είσπραξη €200 δεν συνδέεται με πραγματική πληρωμή, δεν αποτελεί αποδεκτό ποσό συμφωνίας. Χρειάζεται επανεξέταση της αρχικής εγγραφής και της περιόδου αναγνώρισης. Δύο αριθμοί μπορούν να συμφωνούν ενώ η εξήγηση παραμένει λανθασμένη. Γι’ αυτό ο πίνακας χρειάζεται αναφορές και αποδεικτικά εκκαθάρισης, όχι μόνο τελικά ποσά.
Ποιες διαφορές απαιτούν λογιστική εγγραφή;
Μια παράλειψη ή λανθασμένη καταχώριση χρειάζεται διόρθωση στα βιβλία. Μια έγκυρη χρονική διαφορά παραμένει συνήθως στον πίνακα μέχρι να εκκαθαριστεί. Ένα τραπεζικό λάθος πρέπει να διερευνηθεί με τον πάροχο· η προσαρμογή των βιβλίων μόνο και μόνο για να αντιγράψουν μια λανθασμένη τραπεζική κίνηση μπορεί να αποκρύψει το πραγματικό πρόβλημα.
| Διαφορά | Έλεγχος | Πιθανός χειρισμός |
|---|---|---|
| Τραπεζικό έξοδο χωρίς εγγραφή | Αποδεικτικό χρέωσης και σωστή κατηγορία | Καταχώριση του τεκμηριωμένου εξόδου |
| Διπλή εισαγωγή είσπραξης | Μοναδικές αναφορές και ιστορικό αντιστοίχισης | Αντιστροφή ή αφαίρεση διπλοεγγραφής με κατάλληλο ίχνος |
| Καταχωρισμένη πληρωμή που δεν εκκαθαρίστηκε | Εξουσιοδότηση, ημερομηνία και μεταγενέστερη εκτέλεση | Τεκμηριωμένη εκκρεμότητα αν η αρχική εγγραφή είναι σωστή |
| Πελάτης καταθέτει διαφορετικό ποσό | Ειδοποίηση πληρωμής, κρατήσεις, πιστωτικά και νόμισμα | Επιμερισμός της είσπραξης και διερεύνηση υπολοίπου |
| Μη εξουσιοδοτημένη τραπεζική πληρωμή | Άμεση αναφορά και φύλαξη αποδεικτικών αμφισβήτησης | Χωριστή αξιολόγηση της λογιστικής και της πιθανής ανάκτησης |
Μια προσωρινή ταξινόμηση πρέπει να δείχνει τι παραμένει άγνωστο, ποιος θα το διερευνήσει και πότε. Δεν αποτελεί μόνιμη λύση. Μην κλείνετε διαφορές σε πωλήσεις, διάφορα έξοδα ή λογαριασμό διευθυντή μόνο επειδή έτσι μηδενίζεται το υπόλοιπο της συμφωνίας.
Παράδειγμα συμφωνίας παρόχου πληρωμών
Υποθέστε ότι στην αρχή του μήνα ο πάροχος οφείλει στην εταιρεία €400. Εισπράττει €10.000 από πελάτες, πραγματοποιεί επιστροφές €600, αφαιρεί προμήθειες €300 και μεταφέρει €9.000 στην εταιρική τράπεζα. Το αναμενόμενο τελικό υπόλοιπο του παρόχου είναι €500: €400 + €10.000 − €600 − €300 − €9.000.
Συγκρίνετε τα €500 με την αναφορά κλεισίματος. Αν μέρος του ποσού είναι δεσμευμένο αποθεματικό, κρατήστε χωριστά τους όρους και την αναμενόμενη αποδέσμευση. Η μεταφορά €9.000 μειώνει την απαίτηση από τον πάροχο και αυξάνει την τράπεζα· δεν δημιουργεί νέα έσοδα €9.000. Οι αρχικές συναλλαγές πελατών εξετάζονται με τα αντίστοιχα τιμολόγια και φορολογικά αρχεία.
Το παράδειγμα αφορά κινήσεις χρημάτων, όχι υπολογισμό ΦΠΑ. Το αν τα ποσά περιλαμβάνουν ΦΠΑ και πώς οι επιστροφές επηρεάζουν τη δήλωση εξαρτώνται από την παροχή και τα παραστατικά. Δείτε τα στοιχεία τιμολογίου ΦΠΑ και τον οδηγό πιστωτικών τιμολογίων. Διαχωρίστε επίσης την αμφισβήτηση συναλλαγής από την απλή επιστροφή, καθώς μπορεί να διαφέρει η δυνατότητα ανάκτησης.
Ξένα νομίσματα και εσωτερικές μεταφορές
Συμφωνήστε πρώτα τον λογαριασμό δολαρίων σε δολάρια ή τον λογαριασμό στερλινών σε στερλίνες. Αν οι μονάδες νομίσματος συμφωνούν αλλά το ισόποσο σε ευρώ διαφέρει, εξετάστε τις ισοτιμίες και την αποτίμηση. Μην δημιουργείτε εικονική τραπεζική κίνηση για συναλλαγματική διαφορά. Αν διαφέρουν και οι μονάδες του αρχικού νομίσματος, προηγείται η διερεύνηση της πραγματικής συναλλαγής.
Σε μεταφορά μεταξύ εταιρικών λογαριασμών, ακολουθήστε και τις δύο πλευρές. Η τράπεζα αποστολής μπορεί να χρεώσει νωρίτερα από την πίστωση του παραλήπτη. Κρατήστε αναφορά μεταφοράς, ημερομηνίες και τυχόν ενδιάμεση χρέωση. Σε μετατροπή νομίσματος, το αποδεικτικό συναλλάγματος βοηθά να εξηγηθούν το ποσό παραλαβής, η προμήθεια και η διαφορά ισοτιμίας.
Το ΔΛΠ 21 αφορά τη λογιστική ξένου συναλλάγματος. Η τραπεζική συμφωνία δεν προσδιορίζει το λειτουργικό νόμισμα ούτε αντικαθιστά την εφαρμοστέα πολιτική αποτίμησης. Ο οδηγός λογιστικής πολλών νομισμάτων διακρίνει την αρχική αναγνώριση τιμολογίου, την εξόφληση και την αποτίμηση κατά την ημερομηνία αναφοράς.
Παλαιές εκκρεμότητες και ιστορικό διορθώσεων
Κρατήστε κατάσταση εξαιρέσεων με αρχική ημερομηνία, ποσό, εξήγηση, έγγραφο, υπεύθυνο και επόμενη ενέργεια. Εξετάστε την ηλικία της κίνησης, όχι μόνο την αξία. Μικρή ανεξήγητη διαφορά που επαναλαμβάνεται μπορεί να αποκαλύπτει προβληματικό κανόνα εισαγωγής. Μεγάλη παλιά πληρωμή μπορεί να σημαίνει ότι ο προμηθευτής δεν πληρώθηκε ποτέ.
Για παλιά μη εκκαθαρισμένη πληρωμή, επιβεβαιώστε αν παραμένει έγκυρη, ακυρώθηκε ή αντικαταστάθηκε. Αν εκδόθηκε νέα πληρωμή, ελέγξτε και τις δύο εγγραφές πριν από αντιστροφή. Για άγνωστη είσπραξη, εξετάστε ειδοποιήσεις, υπόλοιπα τιμολογίων και στοιχεία πληρωτή: το εμφανιζόμενο όνομα μπορεί να διαφέρει από την εμπορική επωνυμία του πελάτη.
Διατηρήστε το ιστορικό εισαγωγής και διόρθωσης όπου το σύστημα το επιτρέπει. Αν ανοίξει ξανά ήδη εξετασμένος μήνας, καταγράψτε τον λόγο και αν αλλάζουν εκδοθείσες αναφορές ή υποβληθείσες δηλώσεις. Η λογιστική διόρθωση και η τροποποίηση φορολογικής δήλωσης είναι διαφορετικές αποφάσεις· η πρώτη δεν ολοκληρώνει αυτόματα τη δεύτερη.
Εσωτερικοί έλεγχοι σε μικρή ομάδα
Ιδανικά, διαφορετικό πρόσωπο εξετάζει τη συμφωνία από εκείνο που προετοίμασε τις πληρωμές. Αν το μέγεθος της ομάδας δεν το επιτρέπει, ο ιδιοκτήτης μπορεί να ελέγξει ανεξάρτητα το τραπεζικό αντίγραφο, ασυνήθιστους παραλήπτες, χειροκίνητες εγγραφές και ανεπίλυτες διαφορές. Η δεύτερη εξέταση πρέπει να ελέγχει την εξήγηση και όχι απλώς να βλέπει μηδενική απόκλιση.
Εξετάστε πρόσβαση μόνο για ανάγνωση όπου χρειάζονται απλώς αντίγραφα, κατάλληλα όρια έγκρισης πληρωμών και σαφή διαδικασία αλλαγής τραπεζικών στοιχείων προμηθευτών. Μη στέλνετε κωδικούς τραπεζικής μέσα από φόρμα επικοινωνίας. Ελέγχετε και τους αυτόματους κανόνες: κάθε πληρωμή σε γνωστό όνομα δεν αποτελεί αναγκαστικά το ίδιο έξοδο· μπορεί να είναι δάνειο, επιστροφή ή άλλη συναλλαγή.
Η συμφωνία μπορεί να αποκαλύψει ενδείξεις προβλήματος, αλλά δεν εγγυάται απουσία απάτης ούτε αντικαθιστά ανεξάρτητο έλεγχο ή επισκόπηση. Για τα στοιχεία που χρειάζονται στη λήξη της χρήσης, δείτε την προετοιμασία φακέλου ελέγχου.
Τι παραδίδετε στον λογιστή
Για κάθε λογαριασμό παραδώστε πλήρες αντίγραφο, καθολικό, τελική συμφωνία, αναφορές διορθώσεων και εκκρεμότητες. Συμπεριλάβετε καταστάσεις παρόχων, στοιχεία συναλλάγματος και τις κινήσεις της επόμενης περιόδου που αποδεικνύουν εκκαθάριση. Δηλώστε την περίοδο κάλυψης και αν έγιναν μεταγενέστερες εγγραφές μετά την προετοιμασία του φακέλου.
- Περιλαμβάνονται όλοι οι λογαριασμοί στο μητρώο;
- Συμφωνούν τα αρχικά υπόλοιπα με τον προηγούμενο εγκεκριμένο μήνα;
- Οι διορθώσεις καταχωρίστηκαν μία φορά και έχουν αποδεικτικά;
- Κάθε χρονική διαφορά συνδέεται με πραγματική κίνηση;
- Οι παλιές εκκρεμότητες έχουν υπεύθυνο και επόμενη ενέργεια;
- Έχουν καταγραφεί οι ερωτήσεις του προσώπου που εξέτασε τον φάκελο και η ημερομηνία έγκρισης;
Το συμφωνημένο υπόλοιπο τροφοδοτεί επίσης την πρόβλεψη ταμειακών ροών 13 εβδομάδων, αλλά δεν ταυτίζεται με τα διαθέσιμα προς κατανάλωση μετά τις επόμενες υποχρεώσεις. Αν υπάρχει καθυστέρηση στα βιβλία, ξεκινήστε καταγράφοντας λογαριασμούς, περιόδους και όγκο συναλλαγών. Η λογιστική υποστήριξη μπορεί να αξιολογήσει την εργασία και να προτείνει αντικείμενο συνεργασίας πριν γίνουν διορθώσεις.