Τι δείχνει ο λογαριασμός διευθυντή;
Ο δανειακός ή τρεχούμενος λογαριασμός διευθυντή καταγράφει τεκμηριωμένες συναλλαγές μεταξύ εταιρείας και διευθυντή. Από την πλευρά της εταιρείας, χρεωστικό υπόλοιπο συνήθως σημαίνει ότι ο διευθυντής οφείλει στην εταιρεία. Πιστωτικό υπόλοιπο συνήθως σημαίνει ότι η εταιρεία οφείλει στον διευθυντή. Η κατανόηση αυτής της κατεύθυνσης είναι το πρώτο βήμα για τη σωστή εξέταση και τεκμηρίωση.
Ο λογαριασμός είναι αρχείο συναλλαγών και όχι αυτόματος νομικός ή φορολογικός χαρακτηρισμός. Μεταφορά με περιγραφή «διευθυντής» μπορεί να είναι προκαταβολή, αποπληρωμή, επιστροφή εξόδων, μισθός ή άλλη κίνηση. Πρώτα εξακριβώνεται τι συνέβη και έπειτα επιλέγεται η εγγραφή. Η ιδιοκτησία της εταιρείας δεν κάνει τον εταιρικό τραπεζικό λογαριασμό ταυτόσημο με τον προσωπικό λογαριασμό του ιδιοκτήτη.
Ο οδηγός αφορά υπόλοιπα φυσικών προσώπων και τη μηνιαία παρακολούθησή τους. Η χρηματοδότηση μεταξύ συνδεδεμένων εταιρειών εξετάζεται στον οδηγό τεκμηρίωσης δανείων συνδεδεμένων μερών. Το μέρισμα ακολουθεί χωριστή διαδικασία έγκρισης και φορολογικής εξέτασης. Δεν δημιουργείται απλώς με αλλαγή της περιγραφής μιας ανάληψης στα βιβλία.
Προσδιορίστε ποιος οφείλει πριν καταχωρίσετε
Τηρήστε χωριστό λογαριασμό για κάθε πρόσωπο και κάθε εταιρεία. Μην συνδυάζετε συζύγους, συγγενείς ή διαφορετικούς διευθυντές επειδή ανήκουν στην ίδια οικογένεια ή επιχειρηματική ομάδα. Προτεινόμενη μεταφορά ή συμψηφισμός χρειάζεται πραγματική βάση και κατάλληλη τεκμηρίωση. Μια απλή προσαρμογή πίνακα δεν πρέπει να αποκρύπτει ποιος είναι ο δικαιούχος ή ο οφειλέτης.
| Ενδεικτική συναλλαγή | Πλευρά εταιρείας | Αποδεικτικά |
|---|---|---|
| Ο διευθυντής δανείζει χρήματα στην εταιρεία | Μπορεί να δημιουργείται υποχρέωση προς αυτόν | Μεταφορά, όροι και έγκριση |
| Πληρώνει προσωπικά πραγματικό εταιρικό έξοδο | Μπορεί να οφείλεται επιστροφή | Παραστατικό, επιχειρηματικός σκοπός και πληρωμή |
| Η εταιρεία δίνει ιδιωτική προκαταβολή | Μπορεί να δημιουργείται απαίτηση από το πρόσωπο | Σκοπός, εξουσιοδότηση, όροι και φορολογική εξέταση |
| Η εταιρεία επιστρέφει τεκμηριωμένο δάνειο | Μειώνεται η υποχρέωσή της | Αναφορά αποπληρωμής και συμφωνία |
| Το πρόσωπο αποπληρώνει εταιρική προκαταβολή | Μειώνεται η απαίτηση | Τραπεζική είσπραξη και σωστή αντιστοίχιση |
Τα παραδείγματα δείχνουν πιθανές λογιστικές επιπτώσεις, όχι άδεια πραγματοποίησης της συναλλαγής. Πριν δοθούν χρήματα, εξετάστε καταστατικό, απαιτούμενες εγκρίσεις και εφαρμοστέους εταιρικούς περιορισμούς. Ο λογιστής και, όπου χρειάζεται, νομικός σύμβουλος πρέπει να αξιολογήσουν τη συγκεκριμένη διευθέτηση πριν εκτελεστεί η πληρωμή.
Συντάξτε μηνιαία συμφωνία ανά συναλλαγή
Ξεκινήστε από εγκεκριμένο αρχικό υπόλοιπο. Προσθέστε προκαταβολές, προσωπικά πληρωμένα εταιρικά έξοδα και άλλες τεκμηριωμένες κινήσεις και αφαιρέστε αντίστοιχες επιστροφές και αποπληρωμές. Καταγράψτε ημερομηνία, ποσό, νόμισμα, παραστατικό, σκοπό και έγκριση. Συμφωνήστε το αποτέλεσμα με τη γενική λογιστική και συνδέστε κάθε χρηματική κίνηση με την τράπεζα.
Χρησιμοποιήστε σαφείς περιγραφές, όπως «εταιρικό τιμολόγιο πληρωμένο προσωπικά» ή «αποπληρωμή προκαταβολής 12 Μαρτίου». Αποφύγετε ατελείωτη σειρά κινήσεων με μόνη περιγραφή «μεταφορά». Αν ένα ποσό αμφισβητείται ή δεν εξηγείται, εντάξτε το σε κατάλογο εκκρεμοτήτων με υπεύθυνο και ημερομηνία απάντησης, αντί να το θεωρήσετε επιβεβαιωμένο δάνειο χωρίς στοιχεία.
Εφαρμόστε πρώτα τους ελέγχους τραπεζικής συμφωνίας. Διπλή εισαγωγή κίνησης ή μη αντιστοιχισμένη είσπραξη πελάτη μπορεί να δημιουργήσει ψευδές υπόλοιπο. Ο λογαριασμός διευθυντή δεν είναι κατάλληλος προορισμός για ανεπίλυτες διαφορές μόνο και μόνο για να φαίνεται ότι συμφωνεί η τράπεζα. Η εξήγηση πρέπει να προηγείται της οριστικής ταξινόμησης.
Παράδειγμα: η εταιρεία οφείλει στον διευθυντή
Υποθέστε ότι στην αρχή του μήνα η εταιρεία οφείλει €5.000 βάσει τεκμηριωμένης συμφωνίας. Ο διευθυντής πληρώνει προσωπικά εταιρικό τιμολόγιο €600 και η εταιρεία επιστρέφει €2.000. Στο απλό παράδειγμα δεν εξετάζονται τόκοι ή χωριστές εγγραφές ΦΠΑ. Η τελική υποχρέωση είναι €5.000 + €600 − €2.000 = €3.600.
Για τα €600 χρειάζεται απόδειξη ότι πρόκειται για εταιρική αγορά και ότι πλήρωσε ο διευθυντής. Αν το τιμολόγιο έχει ήδη καταχωριστεί ως υποχρέωση προμηθευτή, η προσωπική εξόφληση συνδέεται με εκείνη την υποχρέωση. Δεν καταχωρίζεται ξανά το ίδιο έξοδο. Αν δεν καταχωρίστηκε ποτέ το παραστατικό, χρειάζεται και η κατάλληλη εγγραφή της αρχικής αγοράς.
Τα €2.000 μειώνουν τεκμηριωμένη υποχρέωση και δεν αποτελούν αυτομάτως μισθό ή μέρισμα. Ωστόσο, η περιγραφή «αποπληρωμή δανείου» δεν αποδεικνύει ότι υπήρχε αρχικό δάνειο. Κρατήστε το ιστορικό που στηρίζει τα €5.000 και εξηγήστε διαφορά μεταξύ προσωπικού αρχείου και εταιρικής κατάστασης. Η επιβεβαίωση ενός τελικού αριθμού χωρίς κινήσεις δεν αρκεί.
Παράδειγμα: ο διευθυντής οφείλει στην εταιρεία
Σε διαφορετικό υποθετικό παράδειγμα, το πρόσωπο οφείλει €8.000 στην αρχή, λαμβάνει νέα ιδιωτική προκαταβολή €3.000 και αποπληρώνει €2.000. Χωρίς άλλες κινήσεις, η τελική απαίτηση είναι €9.000. Ο υπολογισμός εξηγεί την κατεύθυνση του υπολοίπου. Δεν αποφασίζει αν επιτρεπόταν η προκαταβολή και δεν υπολογίζει το τελικό φορολογητέο όφελος.
Καταγράψτε όλες τις κινήσεις, ακόμη και αναλήψεις που επιστράφηκαν αργότερα. Το υπόλοιπο τέλους έτους δεν εξηγεί ποιες διευκολύνσεις υπήρχαν στους προηγούμενους μήνες. Διατηρήστε πλήρες ιστορικό και μηνιαία αξιολόγηση, ιδιαίτερα όταν ο λογαριασμός εναλλάσσεται μεταξύ χρεωστικής και πιστωτικής θέσης στη διάρκεια του έτους. Μια συγκεντρωτική εγγραφή Δεκεμβρίου μπορεί να αποκρύπτει αυτή τη διαδρομή.
Μην εξαφανίζετε ιδιωτική πληρωμή μεταφέροντάς την σε επιχειρηματικά έξοδα χωρίς τεκμήρια. Αν η εταιρεία πλήρωσε προσωπικό λογαριασμό, εξετάστε τον σωστό χειρισμό και τυχόν υποχρέωση επιστροφής. Ο οδηγός παραστατικών επιχειρηματικών εξόδων εξηγεί γιατί ο τρόπος πληρωμής και ο επιχειρηματικός σκοπός πρέπει να εξετάζονται χωριστά.
Ελέγχετε μηνιαία το κυπριακό λογιζόμενο όφελος
Τα άρθρα 5(1)(ζ) και 5(2)(ζ) του περί Φορολογίας του Εισοδήματος Νόμου αφορούν εταιρικές χρηματικές διευκολύνσεις προς διευθυντές και άμεσους ή έμμεσους μετόχους φυσικά πρόσωπα, συζύγους και συγκεκριμένους συγγενείς. Εξαιρούνται υπόλοιπα εμπορικών συναλλαγών. Προβλέπεται ετήσιος συντελεστής 9% με μηνιαία μέτρηση και σύνδεση της καταβολής φόρου με τους κανόνες παρακράτησης αποδοχών. Η εφαρμογή εξετάζεται στα συγκεκριμένα περιστατικά.
Για απλό παράδειγμα, θεωρήστε καλυπτόμενη διευκόλυνση €20.000 που παραμένει αμετάβλητη σε ολόκληρο τον μήνα, χωρίς άλλη προσαρμογή. Το μηνιαίο όφελος είναι €20.000 × 9% ÷ 12 = €150. Αυτό είναι ποσό οφέλους και όχι αυτόματα φόρος εισοδήματος €150. Επίσης δεν είναι συμβατικό τιμολόγιο τόκου προς τον διευθυντή.
Αν οι ίδιες παραδοχές ισχύουν για τρεις πλήρεις μήνες, το ενδεικτικό όφελος είναι €450. Πραγματικές αναλήψεις, αποπληρωμές, όροι τόκων, φορολογική κατοικία και υποχρεώσεις δήλωσης χρειάζονται αξιολόγηση. Μην επεκτείνετε μηχανικά τον πίνακα σε μεταβαλλόμενα υπόλοιπα και μην θεωρείτε ότι η εξόφληση λίγο πριν από το τέλος του έτους καταργεί κάθε προηγούμενη συνέπεια.
| Αμετάβλητη καλυπτόμενη διευκόλυνση | Ετήσιος συντελεστής υπολογισμού | Ενδεικτικό όφελος ενός μήνα |
|---|---|---|
| €10.000 | 9% | €75 |
| €20.000 | 9% | €150 |
| €30.000 | 9% | €225 |
Κρατήστε την αξιολόγηση μαζί με τη συμφωνία, ώστε ο υπεύθυνος μισθοδοσίας ή φορολογίας να ενημερώνεται εγκαίρως. Η καταχώριση δανείου δεν ολοκληρώνει αυτόματα την υποβολή του φυσικού προσώπου. Ο οδηγός μισθοδοσίας και εισφορών δίνει το ευρύτερο πλαίσιο, αλλά η συγκεκριμένη διευκόλυνση χρειάζεται δικό της έλεγχο εφαρμογής.
Τεκμηριώστε επιστροφές εξόδων και αποτρέψτε διπλές απαιτήσεις
Ο διευθυντής μπορεί να πληρώσει πραγματική εταιρική δαπάνη με προσωπική κάρτα. Κρατήστε παραστατικό, επιχειρηματικό σκοπό, αποδεικτικό προσωπικής πληρωμής και έγκριση. Αναφέρετε αν έγινε επιστροφή ή αν το ποσό παραμένει πληρωτέο. Η προσωπική κάρτα δεν μετατρέπει αυτόματα την αγορά σε ιδιωτική, αλλά η τραπεζική απόδειξη μόνη της δεν τεκμηριώνει τον σκοπό.
Ελέγξτε ότι το έξοδο δεν εμφανίστηκε τόσο ως τιμολόγιο προμηθευτή όσο και ως απαίτηση επιστροφής. Χρησιμοποιήστε αριθμό παραστατικού και ένδειξη κατάστασης εξόφλησης. Για ταξίδια ή μικτή χρήση, καταγράψτε βάση κατανομής και τυχόν περιορισμούς αντί να θεωρείτε ότι όλο το ποσό αφορά την εταιρεία. Η ίδια δαπάνη δεν πρέπει να χρηματοδοτείται δύο φορές από διαφορετική διαδικασία.
Όπου είναι πρακτικά εφικτό, η έγκριση γίνεται από διαφορετικό πρόσωπο από εκείνο που ζητεί την επιστροφή. Σε μικρή εταιρεία ιδιοκτήτη, περιγράψτε με ειλικρίνεια τη διαδικασία εξέτασης και μην χαρακτηρίζετε ανεξάρτητη μια αυτοέγκριση. Ελλείποντα δικαιολογητικά παραμένουν εμφανή μέχρι να κριθεί ο κατάλληλος χειρισμός από τον λογιστή.
Μια ανεξήγητη ανάληψη δεν γίνεται αυτόματα μέρισμα
Μισθός, πρόσθετη αμοιβή, μέρισμα και αποπληρωμή δανείου προκύπτουν από διαφορετικά γεγονότα και εγκρίσεις. Αν πρόκειται για αμοιβή, εξετάζονται εξουσιοδότηση, παρακράτηση και εφαρμοστέες εισφορές. Αν πρόκειται για διανομή, απαιτείται αξιολόγηση νόμιμης βάσης, σχετικών κερδών, εταιρικών αποφάσεων και φορολογικής θέσης μετόχου. Η λογιστική εγγραφή ακολουθεί το τεκμηριωμένο συμπέρασμα.
Συμψηφισμός μερίσματος με χρεωστικό υπόλοιπο χρειάζεται την ίδια υποκείμενη θεμελίωση και τεκμηρίωση με άλλη πληρωμή μερίσματος, μαζί με σαφή καταγραφή του συμψηφισμού. Χρησιμοποιήστε τον οδηγό δικαιολογητικών πληρωμής μερίσματος. Μια εγγραφή δεν δημιουργεί διανεμητέα κέρδη και δεν αντικαθιστά απόφαση που δεν ελήφθη ποτέ.
Αν το ποσό αφορά προηγούμενη περίοδο, διατηρήστε τις πραγματικές ημερομηνίες και εξηγήστε τη διόρθωση. Μην οπισθοχρονολογείτε έγγραφα ώστε η προκαταβολή να φαίνεται εκ των υστέρων μέρισμα από την αρχή. Εξετάστε τυχόν διορθώσεις παλαιότερης μισθοδοσίας, φορολογίας ή οικονομικών αναφορών και κρατήστε την απόφαση μαζί με τη σχετική τεκμηρίωση.
Καταγράψτε όρους και εξετάστε τη θέση της εταιρείας
Σε πραγματικό δάνειο καταγράψτε μέρη, κεφάλαιο, νόμισμα, σκοπό, εκταμιεύσεις, ημερομηνίες αποπληρωμής, τόκο και τυχόν εξασφάλιση. Επιβεβαιώστε ποιος έχει δικαίωμα έγκρισης και κρατήστε την εγκεκριμένη συμφωνία. Ανυπόγραφο προσχέδιο ή γενική πρόθεση επιστροφής «όταν είναι δυνατόν» μπορεί να αφήνει ουσιώδη εμπορικά ερωτήματα αναπάντητα και να δυσκολεύει τη μεταγενέστερη αξιολόγηση.
Εξετάστε τη ρευστότητα της εταιρείας μαζί με τις ανάγκες του προσώπου. Ακόμη και κερδοφόρα εταιρεία μπορεί να χρειάζεται χρήματα για προσωπικό, προμηθευτές και φόρους. Εμφανίστε προκαταβολές και αποπληρωμές στην πρόβλεψη ρευστότητας. Ξεχωρίστε συμφωνημένη επιστροφή από αισιόδοξη υπόθεση ότι ο διευθυντής θα προσφέρει χρήματα αν παρουσιαστεί ανάγκη.
Το προσωπικό λογιζόμενο όφελος και η φορολογική θέση της εταιρείας είναι χωριστά ζητήματα. Μπορεί να χρειάζονται εξέταση συνδεδεμένων συναλλαγών, χειρισμού τόκων και γνωστοποιήσεων. Η εφαρμογή 9% για τον υπολογισμό οφέλους δεν σημαίνει ότι επιλύθηκε κάθε εταιρικό θέμα ούτε καθορίζει αυτομάτως συμβατικό επιτόκιο ίσων αποστάσεων για τη συγκεκριμένη χρηματοδότηση.
Εξετάστε παλιά υπόλοιπα και επιβεβαιώστε το τέλος έτους
Στο μηνιαίο κλείσιμο διερευνήστε αυξανόμενα υπόλοιπα, χαμένες αποπληρωμές και κινήσεις χωρίς παραστατικά. Στο τέλος έτους συμφωνήστε ολόκληρη την κατάσταση με τα βιβλία και λάβετε κατάλληλη επιβεβαίωση υπολοίπου. Η επιβεβαίωση βοηθά στην αποκάλυψη διαφωνιών αλλά δεν αντικαθιστά τα αρχικά αποδεικτικά ή την εξέταση της εισπραξιμότητας.
Όταν οφείλονται χρήματα στην εταιρεία, εξετάστε δυνατότητα ανάκτησης και κατάλληλη λογιστική παρουσίαση. Όταν οφείλει η εταιρεία, επιβεβαιώστε όρους και αποπληρωμές μετά τη λήξη του έτους. Διαχωρίστε βραχυχρόνιες λειτουργικές κινήσεις από μακροχρόνια χρηματοδότηση, ώστε ο αναγνώστης των οικονομικών στοιχείων να κατανοεί τη φύση κάθε σημαντικού ποσού.
Η καθοδήγηση του Εφόρου για λογιστικά αρχεία εξηγεί την ευθύνη των διευθυντών για αξιόπιστα στοιχεία που στηρίζουν τις ετήσιες καταστάσεις. Ο τεκμηριωμένος λογαριασμός διευθυντή είναι μέρος αυτής της οργάνωσης και όχι υποκατάστατο των υπόλοιπων υποχρεώσεων οικονομικής πληροφόρησης της εταιρείας.
Τι παραδίδετε στον λογιστή;
Παραδώστε αρχική συμφωνία, πλήρη κίνηση, τραπεζικές αναφορές, προσωπικά πληρωμένα παραστατικά, εγκρίσεις, δανειακούς όρους και αποδείξεις αποπληρωμής. Συμπεριλάβετε χωριστό κατάλογο ιδιωτικών δαπανών, αμφισβητούμενων κινήσεων και προτεινόμενων συμψηφισμών μισθού ή μερίσματος. Ο λογιστής χρειάζεται το μηνιαίο ιστορικό, όχι μόνο εικόνα του τελικού αριθμού από την οθόνη του προγράμματος.
Προσθέστε τα στοιχεία που χρειάζονται για την ατομική αξιολόγηση μέσω συμφωνημένου ασφαλούς καναλιού και επισημάνετε αλλαγές ρόλου, ιδιοκτησίας ή περιστάσεων. Περιορίστε την πρόσβαση, επειδή ο φάκελος μπορεί να περιέχει προσωπικές συναλλαγές. Συμφωνήστε ποιος ενημερώνει τον λογαριασμό και ποιος αποστέλλει τα μηνιαία δεδομένα στον υπεύθυνο μισθοδοσίας ή φορολογικών υποβολών.
Πριν από νέα προκαταβολή ή επιστροφή εξόδων, χρησιμοποιήστε τον ολοκληρωμένο φάκελο για επιβεβαίωση υπολοίπου, εξουσιοδότησης και επιδιωκόμενου χειρισμού. Η επίλυση πριν από την πληρωμή είναι συνήθως πιο διαχειρίσιμη από ανακατασκευή ενός έτους αναλήψεων. Στόχος είναι διαφανής λογαριασμός όπου κάθε κίνηση έχει σκοπό, τεκμήριο και κατάλληλη λογιστική και φορολογική αξιολόγηση.
Σε διόρθωση παλιού λογαριασμού, εργαστείτε με χρονική σειρά τραπεζικών καταστάσεων και παραστατικών. Χαρακτηρίστε κάθε κίνηση επιβεβαιωμένη, αναμένουσα τεκμήριο ή αναμένουσα απόφαση χειρισμού. Διατηρήστε μαζί αρχική εξαγωγή βιβλίων, προτεινόμενες προσαρμογές και εγκεκριμένη τελική έκδοση. Αν δεν μπορούν να βρεθούν στοιχεία, εξηγήστε τον περιορισμό αντί να επινοήσετε περιγραφή συναλλαγής. Συμφωνήστε ποιες εκκρεμότητες εμποδίζουν τελική πληροφόρηση και ποιες απαιτούν χωριστά τεκμηριωμένη εκτίμηση ή αξιολόγηση. Έτσι προκύπτει ανιχνεύσιμη διαδικασία αποκατάστασης όταν ο προηγούμενος λογιστής παρέδωσε μόνο ανεξήγητο αρχικό ποσό, χωρίς την αναλυτική ιστορία που το στηρίζει.